É a fase estratégica, fundamental para definir o sucesso do evento.

• Briefing e Objetivos: Reunião com o cliente para entender a demanda, cultura organizacional, público-alvo, data, tema e metas (ex: congresso área de atuação, lançar produto, gerar networking, feira).
• Viabilidade Financeira: Elaboração de orçamento detalhado, contemplando todos os elementos do evento, como despesas, (custos fixos/variáveis), locação, logística, equipamentos, decoração, alimentação e serviços adicionais, garantindo gerenciamento financeiro eficiente e precificação de ingressos e busca por patrocinadores.
• Cronograma (Checklist): Definição de prazos para todas as ações.
• Escolha do Local e Data: Considerando capacidade, acessibilidade, infraestrutura (banheiros, segurança, alimentação) e calendário de concorrentes.
• Contratação de Fornecedores de todos os serviços para a realização do evento, análise dos contratos, cronograma de pagamentos: sonorização, iluminação, produção audiovisual, segurança, buffet, receptivo, fotógrafo etc..
• Decoração de Ambientes Desenvolvimento e montagem de cenários personalizados, decoração e ambientação do espaço do evento, criando uma atmosfera envolvente e temática que reflete a identidade e os objetivos do evento.
• Suporte Técnico Assistência contínua com equipamentos de TI e audiovisuais, garantindo que todas as apresentações e atividades ocorram sem problemas técnicos.
• Tecnologia e Audiovisual Instalação e operação de equipamentos audiovisuais, como projetores, microfones, telas e sistemas de som, além de suporte técnico contínuo durante a feira.
• Marketing e Divulgação: Acompanhamento da criação da identidade visual, site, redes sociais e e-mail marketing.
• Programação: Após a seleção criteriosa de palestrantes e definição da grade de horários, contato para definição de pró-labore, agendas etc...
• Suporte ao Palestrante Gestão de monitores e facilitadores de apoio, organização de materiais digitais, timer e cronograma, suporte nas apresentações e auxílio no bem estar.
• Logística de hospedagem, aérea e terrestre: contratação dos serviços e acompanhamento na execução.
• Logística e Infraestrutura: Locação de local adequado, equipamentos como projetores, quadros brancos, mesas e cadeiras, e gestão de todo o suporte logístico necessário.
• Gestão de Catering e Camarim: Organização de alimentação e suporte durante o evento no camarim dos palestrantes.​
• ​Transfer: Cuidado especial aos que chegam ao evento e a quem retorna, equipe de recepção no aeroporto.
• Havendo feira paralela ao evento: conforme o acordado com o contratante desenvolvemos projeto da feira, comercialização dos espaços, contratação da montadora, acompanhamento dos pagamentos e montagem dos espaços.
• Elaboração de Projetos 3D: Criação de projetos 3D detalhados e Key Visuals para visualização prévia do layout e design do evento, garantindo alinhamento estético e funcional com as expectativas do cliente.

A fase de colocar o planejamento em prática, com foco na logística e experiência.

• Montagem e Logística: Supervisão técnica de todos os setores, montagem de estandes, luz e som e acompanhamento na entrega dos serviços alimentação, limpeza, segurança, mobília etc...
• Credenciamento e Recepção: Equipe altamente qualificada visando garantir fluidez na entrada, segurança e sinalização.
• Guarda volume: equipe pronta para oferecer comodidade e dar agilidade ao processo.
• Convite de autoridades: formalização via ofício ou convite entregue em mão, confirmação de presença e identificação das autoridades.
• Cerimonial e Produção: Gestão da agenda, condução de palestrantes, coffee breaks e atividades paralelas.
• Homenagens: Elaboração da frase ao homenageado, orçamento da placa e cerimonial de entrega.
• Receptivo de autoridades: Registro e encaminhamento. 
• Gestão de Crises: Equipe pronta para resolver imprevistos rapidamente. 

Fase crucial para medir o retorno sobre o investimento (ROI) e melhoria contínua.

• Pesquisa de Satisfação: Coleta de feedback de participantes, expositores e palestrantes.
• Relatório Final e Prestação de Contas: Documentação de resultados, avaliação orçamentária (receitas x despesas), relatórios de mídia e fotos/vídeos.
• Agradecimentos: Envio de mensagens a patrocinadores e participantes. 
• Planejamento, coordenação e supervisão: de todos os procedimentos que envolve a execução da organização para que sejam alcançados os resultados esperados.

• Checklists Detalhados: Listas de verificação para cada etapa.
• Plataformas de Gestão: Softwares de eventos para inscrições e controle de entrada.
• Ferramentas de Gestão de Projetos: Métodos ágeis como Kanban para organizar as tarefas da equipe. 

Nosso objetivo é transformar o evento em uma experiência memorável, utilizando a tecnologia para personalização e análise de dados em tempo real.